Роз'яснення щодо оформлення документів для дій за кордоном
Схвалено Комісією з аналізу, методології та прогнозування нотаріальної практики Української нотаріальної палати.
РОЗ'ЯСНЕННЯ ЩОДО ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕННЯ ТА ВИДАЧІ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ДІЇ ЗА КОРДОНОМ НОТАРІУСАМИ УКРАЇНИ.
З розвитком міжнародних відносин України потреба в документах для дії за кордоном (далі - ДДЗ) постійно росте, що вимагає більш чіткої правової регламентації їх оформлення та видачі.
ДДЗ оформлюються і видаються різними державними і недержавними установами та організаціями України в межах їх законних повноважень, в тому числі державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами. ДДЗ, оформлені державними і приватними нотаріусами, мають однакову юридичну силу.
З питань оформлення та видачі ДДЗ до нотаріусів, як і до інших держаних і недержавних структур України, можуть звертатися безпосередньо або через своїх представників громадяни України, іноземці, особи без громадянства, вітчизняні й іноземні юридичні особи. Таке право іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, випливає із загальних положень, закріплених в ст. 26 Конституції України, і спеціальних положень, що містяться в ст. 22 Закону України «Про правовий статус іноземців та осіб без громадянства» та ст. 43 Закону України «Про нотаріат».
При нотаріальному оформленні ДДЗ встановлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють виникнення будь-яких сумнівів щодо особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи). Однак, слід пам'ятати, що згідно з Наказом Міністерства юстиції від 15.06.2009 р. за № 1062/5 посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення правочинів.
Нотаріальні ДДЗ поділяються на дві основні категорії: такі, форма та зміст яких передбачені лише чинним українським законодавством, і такі, при оформленні яких враховуються також вимоги іноземного права.
Нотаріальне провадження і в першому, і в другому випадку здійснюється у відповідності з загальними приписами, закріпленими в Законі України "Про нотаріат" та Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, а також згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими Мінюстом України 22 грудня 2010 р., а у другому випадку - ще й з врахуванням положень спеціальної статті Закону України "Про нотаріат" (ст.98), згідно з якою нотаріуси повинні приймати документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняти посвідчувальні написи за
формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси керуються також Законом України «Про міжнародне приватне право» і в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права та чинних міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.
Зі змісту цих документів випливає, що перед оформленням ДДЗ нотаріуси повинні встановити зміст норм іноземного права згідно з офіційним їх тлумаченням та практикою їх застосування у відповідній іноземній державі й упевнитись у тому, що ці норми не суперечать українському законодавству. Коли таку проблему вирішує нотаріус, який не володіє достатньо знаннями іноземного права, йому слід керуватися положеннями ст. 8 Закону України «Про міжнародне приватне право», де передбачено, по-перше, що особи, які беруть участь у справі, самі мають право подавати документи, які підтверджують зміст норми права іноземної держави, і, по-друге, що з метою встановлення змісту норми права іноземної держави можна звертатися до Міністерства юстиції України чи інших компетентних органів та установ в Україні чи за кордоном або залучити експертів. Такими експертами можуть бути, наприклад, фахівці спеціалізованих об'єднань адвокатів з іноземних справ, науковці з проблем іноземного права. У разі, якщо зміст норми права іноземної держави в розумні строки не встановлений, незважаючи на вжиті для цього заходи, застосовується право України.
При оформленні ДДЗ з врахуванням вимог іноземного права нотаріуси повинні мати на увазі, що більшість із цих документів відрізняються назвою, термінологією, формою та юридичним змістом від документів, прийнятих в правовому обігу України (наприклад, Кеїаіпег, в якому фіксуються умови про оплату праці адвокатів чи генеалогістів у майновій справі чи Оігесііоп, що містить інструкції щодо переказу активів до банківської установи України). Однак це не повинно бути підставою для відмови в оформленні такого документу. При правовій кваліфікації таких документів нотаріуси повинні брати до уваги п. 2 ст. 7 Закону України «Про міжнародне приватне право», де зазначено, що в разі, якщо норми і поняття не відомі праву України або відомі під іншою назвою або з іншим змістом і не можуть бути визначені шляхом тлумачення правом України, то при їх кваліфікації також враховується право іноземної держави.
Всі нотаріальні ДДЗ, за винятком тих примірників, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боку цих бланків. Нотаріальні дії без використання спеціальних бланків є нечинними.
ДДЗ викладаються мовою, якою здійснюється нотаріальне діловодство, тобто державною українською мовою. На прохання заінтересованих осіб може бути оформлений переклад документа на іноземну мову за правилами засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу. Переклад може зробити і засвідчити його вірність сам нотаріус, якщо він володіє відповідною мовою. Переклад документу може зробити також перекладач, що документально підтвердив свою кваліфікацію. Переклад може оформлятися двома способами: на окремому аркуші або на аркуші, розділеному вертикальною рискою на дві частини.
У першому випадку перекладається весь текст документа, включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою про засвідчення вірності перекладу нотаріусом, якщо він володіє відповідною мовою, або про засвідчення справжності підпису відомого нотаріусу перекладача. Переклад, що зроблено на окремому аркуші, підшивається знизу до документа й скріплюється підписом та печаткою нотаріуса поряд з відміткою про кількість зшитих листів.
У другому випадку на лівій стороні аркуша вміщується текст документа українською мовою, а переклад - на правій. Під українським та іноземним текстами вчиняється один посвідчувальний напис українською мовою про посвідчення документу або про засвідчення справжності підпису на ньому. Одночасно в посвідчувальному написі підтверджується вірність зробленого нотаріусом перекладу чи справжність підпису відомого нотаріусу перекладача.
При оформлені ДДЗ нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та підписання. Зокрема, в текстах таких документів окрім прізвища, імені та по батькові, які
мають бути записані у повній відповідності з документом, що посвідчує особу, може також бути зазначено, за яким прізвищем та ім'ям фігурант документу є відомим в іноземній державі. Наприклад, ПЕТРЕНКО Іван Васильович, відомий також як Джон ПЕТРЕНКО. Але у посвідчувальному написі нотаріуса завжди повинні фігурувати дані згідно з документом, що посвідчує особу.
Якщо в тексті документа повне ім'я починається з імені та по батькові, наприклад, Іван Васильович ПЕТРЕНКО, то у такій же послідовності воно повинно бути викладено у посвідчувальному написі нотаріуса і таким же чином повинен бути вчинений підпис під текстом документа. У разі коли документ викладено двома мовами, тобто з паралельним українським та іноземним текстами, один підпис у зазначеному вище порядку має стояти під обома текстами по ширині аркуша.
Серед ДДЗ слід розрізняти документи, на яких вчиняютсься посвідчувальні написи, зокрема, при посвідченні довіреностей, засвідченні справжності підпису на документах, вірності копій документів, перекладу документів з однієї мови на іншу, і документи, які видаються лише за підписом та печаткою нотаріуса, зокрема, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про посвідчення факту, що фізична особа є живою.
При вчиненні конкретної нотаріальної дії щодо ДДЗ слід керуватися таким загальним підходом. Якщо фізична або юридична особа надає в документі комусь повноваження діяти за кордоном, то такий документ треба посвідчувати. Якщо документом не надаються повноваження, а лише констатується якійсь факт (факти) або подія (події) чи проголошується якась заява, то засвідчується справжність (автентичність) підпису. При цьому слід розуміти, що нотаріус, вчиняючи таку нотаріальну дію, не підтверджує викладені в документі факти (події) чи достовірність заяви, а лише засвідчує, що документ підписаний певною особою.
Найбільш поширеним ДДЗ, який посвідчується, є довіреність (повноваження) для дії за кордоном (Ро\л/ег от Аііогпеу, Аит.погіт.у -англ., Ргосигаііоп - фр., УоІІтасІтт. - нім., Росіег ЕзресіаІ - ісп.).Такого роду документ може передбачати дуже широке коло повноважень (генеральна довіреність), коли, наприклад, у закордонній спадковій справі вирішується питання про спадкування нерухомості, або мати одне чи кілька конкретних повноважень (спеціальна довіреність), пов'язаних з розслідуванням за кордоном, наприклад, якоїсь майнової справи чи справи, яка витікає із шлюбно-сімейних відносин.
Довіреності для дії за кордоном можуть містити положення про повноваження, які невідомі законодавству України. Але це не повинно служити підставою для відмови у засвідченні довіреності, якщо ці повноваження не суперечать законодавству України.
Іноді вимагається (канадська провінція Квебек), щоб довіреність, яка передбачає певні дії щодо нерухомого майна, була підписана не тільки довірителем, але і його подружжям. Хоча подружжя в тексті документу не фігурує, дані про нього разом з даними про довірителя повинні значитися в посвідчувальному написі нотаріуса.
У тексті довіреності для дії за кордоном повинні бути зазначені місце і дата її складання (підписання), прізвища, імена, по батькові довірителя, його адреса згідно з паспортом або іншим передбаченим законом документом, що посвідчує особу. Для деяких країн, наприклад, Франції, у довіреності, крім звичайних реквізитів довірителя, іноді можуть вимагатися додаткові дані про нього - дата та місце народження, професія. При посвідченні довіреностей за участю іноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постійного проживання за межами України.
При посвідченні довіреностей за участю іноземних юридичних осіб вказується місцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу. Перед тим, як посвідчити такий документ, нотаріус зобов'язаний перевірити, чи відповідають закладені в документі повноваження юридичної особи її компетенції, закладеній в її статуті чи положенні про неї.
Довіреність для дії за кордоном, яка не містить вказівок про строк її дії, зберігає силу до її скасування особою, яка видала довіреність, про що може бути зазначено в тексті довіреності. Дата складання такої довіреності може бути визначена на початку або в кінці її тексту. Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нечинною.
Довіреності для дії за кордоном, як правило, містять в собі положення про передоручення. Строк дії довіреності, виданої за передорученням, не може перевищувати строку дії основної довіреності.
За заявою особи, яка видає довіреність для дії за кордоном, довіреність може бути зареєстрована в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до вимог Положення про Єдиний реєстр довіреностей, про що нотаріусом зазначається в тексті довіреності.
Довіреність для дії за кордоном посвідчується в двох примірниках. Кожний з них записується в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій під самостійним номером і оплачується окремо. Один примірник видається особі (особам), від імені якої оформлена довіреність, а другий - залишається у нотаріуса. На прохання заінтересованих осіб нотаріус за окрему плату може виготовити і видати їм копію довіреності.
Різновидів ДДЗ, на яких засвідчується нотаріусом справжність підпису, дуже багато. Вони мають різні назви, що заставляють нотаріусів нерідко серйозно замислюватись над тим, чи слід оформлювати незвичний документ. Як вже підкреслювалось вище, при виникненні такого роду проблем нотаріуси повинні керуватись п. 2 ст. 7 Закону України «Про міжнародне приватне право» і не відмовляти в нотаріальній дії.
До такого роду документів, наприклад, в англо-американській системі права належать афідевіти (Аїтісіауіт.) - письмові урочисті заяви конкретних осіб (претендентів на спадщину, свідків, державний службовців, фахівців у галузі права, тощо) про наявність або відсутність певних фактів (подій), які мають юридичне значення у конкретній справі. Найбільш поширеною серед них є окремі або спільні урочисті заяви заінтересованих та незаінтересованих осіб (свідків) про родовід тієї чи іншої сім'ї в зв'язку зі спадковими справами. В США, Канаді такі документи іноді називають актами свідчень (Асі от ТезіітопіаІ Оерозіїіоп, Асі от Тезіітопу), в Австралії - деклараціями (Ресіагатлоп о! Кіпзгіір, Зт.ат.ит,огу Оесіагайоп, Оесіагайоп ої Ісіепіііу). Схожі документи про родовід відомі також іншим правовим системам. У Франції вони носять назву декларацій (Ресіагаїіоп), у ФРН -клопотань про видачу свідоцтва про право на спадщину (ЕгЬзгіеіпзаптхад). Іноді нотаріусам доводиться засвідчувати справжність підпису на такому своєрідному документі, як звільнююча розписка (Кеіеазе), якою спадкоємець звільняє опікунів спадщини від усіх позовів, претензій і вимог, що можуть виникнути в процесі чи після її адміністрування та розподілу.
Згідно з вимогами юридичних установ деяких країн до письмових урочистих заяв повинні долучатися на підтвердження викладених у цих заявах фактів різні документальні докази (листи, конверти від листів, фотографії, вітальні листівки, ліцензії від речових пакунків, квитанції грошових переказів, оригінали й копії свідоцтв органів РАЦС, свідоцтва про право на спадщину для дії за кордоном, довідки з місця проживання, тощо). Такі додатки підшиваються перед документом, а не після нього, і на них робиться посилення в тексті документа з словами «додаток №1, додаток №2» і т.д. В посвідчувальному написі ці додатки перераховуються у такій формі: «На підтвердження фактів, викладених у документі, (прізвище, ім'я, по батькові) долучив(ла) до нього», наприклад, фотографію (додаток №1), конверт від листа (додаток №2), два свідоцтва органів РАЦС, а саме: свідоцтво про народження серія... №... (додаток №3), свідоцтво про шлюб серія... №... (додаток № 4).
Слід підкреслити, що законодавство переважної більшості зарубіжних країн не забороняє засвідчувати справжність підпису на будь-якому документі, що може мати правове значення. В принципі аналогічна ситуація і в Україні, але чинне законодавство України в цьому питанні робить певні застереження. Так, в ст.78 Закону України „Про нотаріат" підкреслюється, що нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові й які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.
Посвідчувальні написи на ДДЗ, складених з урахуванням вимог іноземного права, вчиняються за формами, передбаченими чинним законодавством для різних правових ситуацій. (Додаток № 25 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених Мінюстом України 22 грудня 2010 р). На відміну від порядку, який діяв до затвердження цих Правил, коли при оформлені ДДЗ застосовувалися спеціальні форми посвідчувальних написів, зараз розмежування форм посвідчувальних написів в Правилах не має, за виключенням Форми № 68 (про засвідчення справжності підпису на афідевіті з додатками). В поясненні до деяких Форм (№№ 64-67,69, 71) є примітка, що за цією формою також вчиняється посвідчувальний напис при засвідченні справжності підпису фізичної особи на афідевіті та інших подібних йому документах.
В ряді випадків при нотаріальному оформленні ДДЗ передбачені українським законодавством форми посвідчувальних написів не застосовуються. Це стосується, наприклад, такого притаманного англо-американській правовій системі документу як Дід (одностороння угода про відчуження нерухомості). Цей документ виготовляється за кордоном на спеціальному бланку і викладається англійською мовою. Особа, від імені якої оформляється Дід, розписується в позначеному на бланку місці в присутності нотаріуса. Останній ставить поруч підпис та відбиток своєї печатки. До Діда додається і скріплюється з ним його повний переклад на українську мову. На перекладі розписується заінтересована особа і вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса, аналогічний тому, який застосовується при посвідченні довіреності. Тільки замість слова "довіреність" в тексті посвідчувального напису вживається слово "документ". Такий порядок оформлення іноді застосовується до формулярів у закордонних пенсійних справах, розписок в підтвердження отримання грошових сум, звільнюючих розписок , тощо.
Що стосується ДДЗ, які не посвідчуються, а видаються нотаріусом лише за його підписом та печаткою, то в Додатку № 25 до Правил тільки дві Форми (№№ 16,17) -свідоцтва про право на спадщину за законом і свідоцтва про право на спадщину за заповітом - прямо вказують на те, що ці свідоцтва видаються для підтвердження права на спадщину, що відкрилась за кордоном. При оформлені таких свідоцтв нотаріуси повинні роз'яснювати спадкоємцям, що за видачу такого документу необхідно сплатити державне мито в розмірі двох неоподатковуваних мінімумов громадян відповідно до підпункту „ж", пункту 3, ст. З Декрету Кабінету Міністрів України «Про державне мито», а також про існуючи пільги щодо сплати цього мита (ст. 4. Декрету).
Відносно свідоцтва про посвідчення факту, що фізична особо є живою, то цей документ також використовується за кордоном, в основному в пенсійних справах. Якась спеціальна форма для нього в цьому випадку не передбачена. На його можливу закордонну спрямованість свідчить лише примітка до Форми № 22, що на прохання особи, якій видається цей документ, в тексті може бути зазначено громадянство. Але в практиці багато випадків, коли зарубіжні пенсійні органи вимагають, щоби в такому документі було вказано не тільки громадянство, але й рік, місце народження, сімейний стан, дошлюбне прізвище, тощо. Це також повинні враховувати нотаріуси при вчиненні відповідної нотаріальної дії.
Нотаріус зобов'язаний забезпечити належну культуру оформлення ДДЗ. Тексти документів повинні бути викладені зрозуміло, чітко, грамотно і мати престижний вигляд. Документи та їх переклади мають бути надруковані, не допускається написання тексту від руки. Посвідчувальний напис також повинен бути надрукований і може бути розміщений як на лицьовій стороні документу, так і на його звороті. При вчиненні посвідчувального напису необхідно повністю вказувати прізвище, ім'я й по батькові нотаріуса та його посаду у точній відповідності з відбитком печатки, не допускаючи скорочень. Відбиток печатки повинен ставитися на вільному місці під посвідчувальним написом, не торкаючись його тексту й підпису нотаріуса. У документах не повинно бути підчисток, виправлень, приписок, закреслених слів, незастережних виправлень, прокреслень незаповнених до кінця рядків та інших вільних місць. Документи не дозволяється згинати, вносити додаткові відомості, а також проставляти на них мастичні штампи. Зшивати документи треба міцною ниткою білого або червоного кольору. Аркуші документа повинні бути пронумеровані, скріплені підписом нотаріуса і його печаткою. Прізвища осіб в тексті документа бажано виділяти великими літерами
В процесі виконання своїх прямих професійних обов'язків, нотаріуси повинні проводити і роз'яснювальну роботу в формі консультацій правового характеру, щоб юридична необізнаність заінтересованих осіб не могла бути використана їм на шкоду.
При нотаріальному оформленні будь-якого ДДЗ нотаріуси повинні проконсультувати заінтересованих осіб на предмет того, чи потрібна у подальшому легалізація конкретного документу, і керуватися тут таким принципом: якщо Україна має з якоюсь країною договір про правову допомогу, то легалізація документа, як правило, не потрібна. В інших випадках документ потребує подальшого дооформлення, щоб мати юридичну силу в державі, до якої надсилається. В зв'язку з цим нотаріуси повинні добре знати існуючий в Україні порядок консульської легалізації і проставлення апостилю згідно з Гаазькою Конвенцією від 5 жовтня 1961 р., яка набула чинності для України з 22 грудня 2003 р.(Спільний наказ МЗС України, Міністерства освіти і науки України, МЮ України "Про затвердження Правил проставлення
апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав" від 05.12.2003 р. та Наказ МЮ України "Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля" від 18.12.2003 р.). Також нотаріуси повинні ставити до відома громадян України, що оформити певні нотаріальні документи вони можуть, перебуваючи за кордоном, і що вчинення нотаріальних дій за кордоном покладено на консульські установи України, а у випадках, передбачених чинним законодавством, - на дипломатичні представництва України (Положення про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних та консульських установах України, затверджене спільним Наказом МЮ України і МЗС України від 27.12.2004 р.). Що стосуються оформлення довіреностей для дії за кордоном у спадкових справах, то нотаріуси повинні роз'яснювати довірителям, що оскільки урегулювання таких справ у зарубіжних юридичних інстанціях потребує, як правило, значного часу, то бажано не обмежувати дію довіреності якимось строком, що є можливим згідно з пунктом 147 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. У разі звернення громадян, підприємств, установ та організацій з питань захисту їх прав та законних інтересів за кордоном, нотаріуси повинні роз'яснити їм, що вони вправі звернутися за правовою допомогою до адвокатських об'єднань, спеціалізацією яких за їх статутами є ведення юридичних справ на закордон, які зареєстровані як такі Міністерством юстиції України, і які співпрацюють з ним на договірній основі (наприклад, Укрінюрколегія, Спеціалізоване об'єднання адвокатів з іноземних справ "Українська Правнича Колегія"). Такі спеціалізовані об'єднання, приймаючи конкретні справи в своє провадження і готуючи для нотаріального оформлення документи для дії за кордоном з урахуванням вимог іноземного закону, можуть в кожному конкретному випадку надавати нотаріусам свій висновок з питання встановлення змісту норм іноземного права, а також долучати переклад ДДЗ, що підлягають оформленню.
