Рекомендації по упорядкуванню документів з особового складу та складанню річних розділів опису справ з особового складу-досвід колег!
Рекомендації
по упорядкуванню приватними нотаріусами документів
з особового складу та складанню річних розділів опису
справ з особового складу.
Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року (далі – Правила) встановлено, що приватні нотаріуси складають опис справ з особового складу за формою додатку 42 до Правил.
При розробці річних розділів опису справ з особового складу та формуванні справ, які включаються до цього виду опису, у приватних нотаріусів виникла низка питань щодо правильного застосування Правил ведення нотаріального діловодства та інших нормативних актів при виконанні цієї роботи.
З метою надання приватним нотаріусам методичної допомоги відділом нотаріату розроблені рекомендації по упорядкуванню приватними нотаріусами документів з особового складу та складанню ними річних розділів опису справ з особового складу, примірна передмова та примірні річні розділи опису справ з особового складу.
Загальні положення
Типовою номенклатурою державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року), яка почала діяти з 2011 року, передбачено ведення наступних справ з особового складу за індексами:
01-03 –« Накази з особового складу» (строк зберігання -75 років, ст.16-б);
01-13 - «Особові рахунки працівників» (строк зберігання – 75 років – «В», ст.316 – а);
01-17 –«Особові справи осіб, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом» (строк зберігання – постійно);
01-21 – «Книга реєстрації наказів з особового складу» (строк зберігання – 75 років).
У 2010 році на підставі змін, внесених наказом Міністерства юстиції України від 16 листопада 2009 року №2151/5 до Правил ведення нотаріального діловодства, передбачалось ведення наступних справ з особового складу за індексами:
01-06 - «Накази та інші документи з особового складу» (строк зберігання – 75 років);
01-15 - „Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом” (строк зберігання – постійно);
01-19 – «Особові рахунки працівників» (строк зберігання – 75 років, ст.316-а);
01-22 – «Книга реєстрації наказів з особового складу» ( строк зберігання – постійно).
У 2009 році Типовою номенклатурою справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток 15 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 2368/5 від 31 грудня 2008 року), було передбачено ведення справи за індексом 01-15 „Особові справи осіб, які перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом” (строк зберігання – постійно).
Ведення інших справ, пов’язаних з особовим складом, Типовою номенклатурою на 2009 рік не передбачалось. Однак у 2009 році приватні нотаріуси. У яких були наймані працівники, вели поза номенклатурою необхідні справи, наприклад «Особові рахунки найманих працівників» та інші.
До затвердження Міністерством юстиції України Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса (наказ №2368/5 від 31 грудня 2008 року) посібником при складанні індивідуальної номенклатури приватного нотаріуса у 2001-2008 роках була Примірна номенклатура справ приватного нотаріуса, яка затверджена наказом Міністерства юстиції України від 9 листопада 2000 року №56/5.
В Примірній номенклатурі приватного нотаріуса були відсутні справи, пов’язані з особовим складом, але в Методичних вказівках щодо застосування Примірної номенклатури справ (п.1) зазначалось, що в індивідуальну номенклатуру можуть бути включені справи, не передбачені Примірною номенклатурою.
Приватними нотаріусами в попередні роки документи з особового складу формувались у справи згідно з індивідуальними номенклатурами, що розроблялись кожним приватним нотаріусом, або формувались у справи, які велись поза номенклатурою.
Деякими приватними нотаріусами протягом одного року заводились згідно з номенклатурою дві справи: «Накази з особового складу» та «Документи (контракти, трудові договори) про прийняття на посаду, звільнення з посади», або одна справа, в якій формувались і накази, і контракти ( трудові договори) та інші документи з особового складу.
Враховуючи, що Правилами ведення нотаріального діловодства, які діяли до 2011 року, не передбачалось вимог щодо складання приватними нотаріусами річних розділів опису справ з особового складу, приватні нотаріуси при упорядкуванні документів з особового складу та розробці річних розділів опису справ з особового складу керувались Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року №16 (зі змінами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів України №87 від 05.06.2007 і №188 від 19.09.2008), зокрема пунктами 3.2.12, 6.4.1 – 6.4.4.
Особливості формування справ з особового складу.
Документи з особового складу, які утворювались раніше та утворюються в теперішній час у разі наявності найманих працівників: заяви про прийняття на роботу, контракт, трудовий договір, автобіографія, накази з особового складу (про прийняття, звільнення), книга реєстрації наказів з особового складу, особовий листок обліку кадрів, доповнення до особового листка обліку кадрів, особові рахунки ( розрахункові відомості по заробітній платі) найманих працівників, довідки та інші документи, що стосуються конкретної особи, формуються у відповідні справи.
У приватних нотаріусів - керівників стажування також утворювались раніше та утворюються в теперішній час документи з особового складу. Так, між стажистом та приватним нотаріусом – керівником стажування укладався трудовий договір з відповідним додержанням законодавства про працю, видавались накази про початок та закінчення стажування, які були підставою для внесення записів до трудової книжки стажиста, заводились особові справи стажистів. Тому ці документи також необхідно формувати у справи і включати до річних розділів опису справ з особового складу.
При оформленні справ з особового складу слід керуватись розділом ХІІ Правил ведення нотаріального діловодства, зокрема пунктами 12.1, 12.3, 12.4.
Оформлення справ передбачає нумерацію аркушів у справі, складання у необхідних випадках внутрішнього опису та засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення титульного аркуша справи.
Внутрішній опис до справ «Накази з особового складу», «Особові рахунки із заробітної плати працівників» складається за формою додатку 8 до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року №16 (зі змінами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів України №87 від 05.06.2007 і №188 від 19.09.2008).
Засвідчувальний напис складається за формою додатку 38 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року.
Справу з наказами з особового складу формують за кожний рік окремо в хронологічному порядку. Якщо були контракти, трудові договори, вони включаються до цієї справи.
Особова справа заводиться окремо на кожну особу, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом і формується протягом всього часу роботи особи у приватного нотаріуса.
Документи в особових справах групуються згідно з п.10.2 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року, у хронологічному порядку в міру їх надходження.
Документи в особовій справі розміщуються у такій послідовності:
Внутрішній опис документів особової справи,
Заява про прийняття на роботу (контракт, трудовий договір),
Копія наказу або витяг з наказу про прийняття на посаду,
Особовий листок з обліку кадрів з фотокарткою,
Доповнення до особового листка з обліку кадрів (у разі наявності),
Автобіографія,
Копії документів про освіту,
Заява про звільнення з займаної посади,
Копія наказу або витяг з наказу про звільнення,
Копія ідентифікаційного номеру,
Довідки та інші документи, що стосуються конкретного працівника.
Заяви про прийняття на посаду помічника та звільнення з посади обов’язково реєструються у книзі реєстрації вхідних документів. Якщо заяви про прийняття (звільнення) долучені до наказів, то в цьому випадку вони будуть відсутні в особовій справі.
У разі відсутності окремих документів, які повинні бути в особовій справі, особова справа формується із тих документів, які є в наявності.
Особові рахунки із заробітної плати працівників (розрахункові відомості по заробітній платі) та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку та формуються у справи в хронологічному порядку за кожний рік окремо,
Назва справи залежить від того, які саме документи підтверджують видачу працівникам заробітної плати у конкретному році. Це можуть бути розрахункові відомості або особові рахунки працівників.
Стосовно Звітів про перерахування грошових сум на державне та недержавне соціальне страхування», які згідно зі ст.71Д Переліку типових документів, що утворюються в органах державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, зберігаються постійно, рекомендуємо формувати ці звіти у справу з особовими рахунками із заробітної плати працівників.
Трудові книжки, одержані від осіб під час їх працевлаштування на роботу, підлягають обліку у Книзі обліку руху трудових книжок. Форма цієї книги затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 №277 ( форма книги додається до рекомендацій).
Звертаємо Вашу увагу на те, що деякі приватні нотаріуси після реєстрації нотаріальної діяльності по певному нотаріальному округу, видавали наказ про початок нотаріальної діяльності. У разі зміни нотаріального округу - видавали наказ про припинення нотаріальної діяльності у відповідному нотаріальному окрузі. У разі припинення нотаріальної діяльності видавали наказ про припинення нотаріальної діяльності.
Вимоги щодо обов»язкового видання таких наказів Законом України «Про нотаріат» та Правилами ведення нотаріального діловодства ні раніше, ні в теперішній час не передбачалось.
Видання таких наказів було передбачено Рекомендаціями щодо заповнення трудових книжок приватних нотаріусів, розробленими Міністерством юстиції України у 2009 році, в яких викладено, зокрема, що приватні нотаріуси, які одержали реєстраційне посвідчення, видають наказ про початок нотаріальної діяльності. Згідно з цими рекомендаціями такий наказ відноситься до особового складу, він реєструється в книзі реєстрації наказів з особового складу і включається до справи «Накази з особового складу» за рік, в якому був виданий, та зберігається 75 років.
Деякі приватні нотаріуси, які видавали наказ про початок нотаріальної діяльності, включили такий наказ у справу «Накази з особового складу», деякі - у справу «Накази з адміністративно-господарських питань».
Якщо наказ про початок нотаріальної діяльності зареєстровано в книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань, і на підставі такого наказу внесено запис до трудової книжки приватного нотаріуса, то при формуванні справи «Накази з особового складу», якщо така справа ще не сформована за рік, коли виданий наказ про початок нотаріальної діяльності, він включається до справи «Накази з особового складу».
Якщо справа з наказами з особового складу вже сформована і включена до річного розділу опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, то наказ про початок нотаріальної діяльності включається до цієї справи по хронології та обліковується як літерний аркуш.
Складання річних розділів опису справ з особового складу.
Згідно з вимогами Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року для обліку особових справ, що знаходяться у приватного нотаріуса, складається опис справ з особового складу за формою, викладеною у додатку 42 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року.
Загальні вимоги щодо складання приватними нотаріусами описів справ викладені у розділі ХІІІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України № 3253/5 від 22 грудня 2010 року. Ці вимоги стосуються чотирьох видів описів справ: постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) зберігання, спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
В Правилах вказано, що порядок заповнення граф опису з особового складу та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання. Але звертаємо Вашу увагу на те, що у формі опису справ постійного зберігання (додаток 40 до Правил) - 6 граф, а у формі опису справ з особового складу (додаток 42 до Правил) – 7 граф. У формі опису справ з особового складу є ще графа «Строк зберігання справи (тому, частини)», яку обов’язково треба заповнювати.
Перший річний розділ опису справ з особового складу складається за рік, коли нотаріусом розпочата нотаріальна діяльність у разі, якщо наказ про початок нотаріальної діяльності приватним нотаріусом видавався і включений до справи «Накази з особового складу».
Якщо наказ про початок нотаріальної діяльності приватним нотаріусом не видавався, перший річний розділ опису справ з особового складу складається за рік, коли був виданий наказ про прийняття на роботу першого найманого працівника або прийняття на стажування першого стажиста, тобто у приватного нотаріуса утворились документи з особового складу
Згідно з вимогами п.13.7 Правил «до кожного річного розділу опису справ постійного зберігання з особового складу складається передмова, у якій наводяться відомості про напрями діяльності нотаріуса та період, що охоплюють справи опису, коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах, висвітлюються особливості формування і опису справ, їх систематизація в описах.
Але згідно з п.6.2.3 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року №16 (зі змінами, внесеними згідно з наказами Державного комітету архівів України №87 від 05.06.2007 і №188 від 19.09.2008), передмова є обов»язковим елементом оформлення закінченого опису справ і входить у склад довідкового апарату до опису.
Виходячи із змісту вимог п.13.7 Правил, рекомендуємо наступне.
При складанні річних розділів опису справ з особового складу кожний приватний нотаріус повинен ретельно переглянути всі документи та справи з особового складу. Усі особливості формування справ, що включаються до річного розділу, та їх склад відображаються у передмові до річного розділу опису справ з особового складу. У разі включення тих або інших справ з особового складу до річних розділів опису справ постійного або тривалого (понад 10 років) зберігання, також необхідно відобразити це у передмові з посиланням на архівний номер справи відповідно до іншого виду опису. Такі випадки могли бути у попередні роки, коли вимоги щодо складання приватними нотаріусами опису справ з особового складу ще не було.
Передмова складається на окремому аркуші і підшивається до річного розділу опису справ з особового складу після титульного аркуша. Примірна передмова до річного розділу опису справ з особового складу додається.
В Правилах ведення нотаріального діловодства не зазначено, які саме справи слід включати до опису справ з особового складу. Тому за наслідками вивчення у приватних нотаріусів категорій та обсягу справ і документів з особового складу пропонуємо справи у річних розділах опису справ з особового складу систематизувати у такій послідовності:
накази з особового складу;
книга реєстрації наказів з особового складу;
особові справи;
особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості по зарплаті);
книга обліку трудових книжок.
При складанні річних розділів опису справ з особового складу конкретного приватного нотаріуса слід звернути увагу на наступне:
1. При включенні до річного розділу опису справ з особового складу справ, які велись поза номенклатурою справ, у графі 2 форми опису будуть відсутні індекси справ. Про причину відсутності індексу справи слід зазначати у передмові до річного розділу опису справ з особового складу.
Особові справи уносяться в річний розділ опису за роком звільнення особи, а в межах року систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.
Трудові книжки (незатребувані) включаються до річного розділу опису за роком звільнення особи.
2. В графі 4 річного розділу опису справ з особового складу вказуються крайні дати наказів, дата звільнення особи (закриття особової справи), крайні дати документів, що підтверджують отримання заробітної плати, дати початку та закінчення книги, журналу ( у разі, якщо вони не перехідні на наступний рік). Дати до річного розділу опису переносяться з обкладинок справ. На обкладинках справ дати вказуються відповідно до вимог п.12.4.8 Правил.
3.У порядку, встановленому п.13.4 Правил, у річний розділ опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року (перехідні справи). Перехідними, наприклад, можуть бути «Книга реєстрації наказів з особового складу», «Книга обліку руху трудових книжок». У таких випадках в кінці річних розділів кожного наступного року, упродовж якого справи продовжувалися у діловодстві, зазначається «Документи з цього питання див. також у розділі за ___ рік, №___», а графи 1,4,6 опису не заповнюються, тобто не вказується номер за порядком, дати справи, кількість аркушів у справі.
4. Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років-В, обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини на момент завершення (закриття) справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - В, де „В” – вік особи на момент звільнення. Тобто у річному розділі опису справ слід вказувати уточнений строк зберігання справи, наприклад: 54 роки.
5. Якщо справа з наказами з особового складу за певний рік була включена до річного розділу опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, то в передмові до річного розділу опису справ з особового складу за цей рік вказується, що така справа включена до опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання під архівним номером (зазначається номер по опису та рік). Аналогічно - у разі включення книги реєстрації наказів з особового складу до опису справ постійного зберігання.
Наприклад: річні розділи описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання за 1998-2002 роки узгоджені у встановленому порядку і книга реєстрації наказів з особового складу та накази з особового складу за цей період включені до цих річних розділів. У такому випадку вони не включаються до річних розділів опису справ з особового складу, а включаються лише особові справи, особові рахунки працівників (розрахункові відомості по зарплаті), книга обліку трудових книжок (якщо велась) та трудові книжки (незатребувані).
Про те, що деякі справи обліковані у річних розділах описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, обов’язково вказується у передмові до річних розділів опису справ з особового складу за ті ж роки.
6. Річний розділ опису справ з особового складу складається у трьох примірниках.
Узгодження річних розділів опису справ з особового складу.
Згідно з п.13.6 Правил ведення нотаріального діловодства усі описи справ підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при управлінні юстиції.
Однак, згідно з формою опису справ з особового складу (додаток №42 до Правил ведення нотаріального діловодства) передбачено погодження опису справ з особового складу з ЕПК державного архіву.
З метою встановлення єдиного порядку погодження описів справ з особового складу та на виконання вимог п.13.6 Правил ведення нотаріального діловодства, відділом нотаріату Головного управління юстиції в Одеській області запропоновано замість погодження опису справ з особового складу з ЕПК Державного архіву погоджувати ці описи справ з Одеським державним нотаріальним архівом. Дана пропозиція схвалена з Одеським державним нотаріальним архівом.
Таким чином розроблені приватними нотаріусами річні розділи опису справ з особового складу надаються на погодження до Одеського державного нотаріального архіву та до ЕК Головного управління юстиції в Одеській області у строки, встановлені Правилами ведення нотаріального діловодства.
Начальник відділу нотаріату О.В. Бодачевська
Приклад передмови
Передмова
до річного розділу опису справ з особового складу за ____ рік
приватного нотаріуса Одеського міського нотаріального округу
Петренко Ірини Іванівни
Приватним нотаріусом Одеського міського нотаріального округу Петренко Іриною Іванівною за наслідками проведеної роботи щодо упорядкування документів з особового складу сформовано ___ справ з особового складу, які включено до річного розділу цього опису справ за ____ рік.
Справи сформовані згідно з вимогами Правил ведення нотаріального діловодства.
У справі під архівним номером 3 ( особова справа ПІБ) відсутня заява (ПІБ) про прийняття її на посаду помічника у зв»язку з тим, що ця заява, як підстава до наказу, включена у справу «Накази з особового складу» за ___рік, аркуш ___.
У справу під архівним номером ___включено «Звіт про перерахування грошових сум на державне та недержавне соціальне страхування за ___рік».
До річного розділу опису справ з особового складу не включені накази з особового складу у зв’язку з тим, що справа з наказами з особового складу за _____ рік включена до річного розділу опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання за цей період, а саме: справа з наказами з особового складу за ____ рік – архівний номер згідно річного розділу опису справ тривалого зберігання – 32.
Книга реєстрації наказів з особового складу не включена до річного розділу опису справ з особового складу у зв’язку з тим, що вона включена до річного розділу опису справ постійного зберігання за ___ рік, архівний номер згідно річного розділу опису справ постійного зберігання за ___ рік – 14.
Приватний нотаріус І.І. Петренко
Дата
Міністерство юстиції України
Одеський міський нотаріальний округ
Приватний нотаріус Петренко Ірина Іванівна
Фонд №_______
Річний розділ опису №1
з особового складу
за 2006 рік
На __аркушах
Зберігати: постійно
Ст.109-а ПТД-98
Приватний нотаріус Затверджую
Одеського міського
нотаріального округу Приватний нотаріус
Петренко Ірина Іванівна ___________________
«____»_________2012
ФОНД №______
ОПИС № 1
справ з особового складу
за 2006 рік
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
1. |
01-12 |
Накази з особового складу за 2006 рік |
12 січня - 22 жовтня 2006 року |
75 років |
6 |
|
2. |
01-13 |
Книга реєстрації наказів з особового складу |
Розпочата 12 січня 2006 року |
Постійно |
100 |
Продовжується у діловодстві |
3. |
|
Особова справа Іванової Н.С. |
12 січня – 22 жовтня 2006 року |
54 роки (див. примітки до |
8 |
|
4. |
|
Розрахункові відомості за 2006 рік |
12 січня 22 жовтня 1996 року |
54 роки |
10 |
|
5. |
|
Книга обліку руху трудових книжок |
Розпочата 12 січня 2006 року |
50 років |
50 |
Продовжується у діловодстві |
У цей розділ опису внесено 5 (п’ять )справ з № 1 по № 5, у тому числі:
літерні номери__________
пропущені номери_______
Приватний нотаріус _______________ ___________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Схвалено Погоджено
Протокол ЕК Головного управління Завідувач Одеського державного
юстиції в Одеській області нотаріального архіву
від ___________№________ ____________________________
(підпис, розшифрування підпису)
Дата
Засвідчувальний напис розділу опису справ з особового складу
за 2006 рік
У розділі опису №1 справ з особового складу підшито і пронумеровано
1 (один) аркуш.
Приватний нотаріус _________ ______________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Приватний нотаріус Затверджую
Одеського міського
нотаріального округу Приватний нотаріус
Петренко Ірина Іванівна ___________________
«____»________2012
ФОНД №____
ОПИС №______
справ з особового складу
за 2007 рік (продовження)
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
6. |
01-12 |
Накази з особового складу за 2007 рік |
18 січня - 23 грудня 2007 року |
75 років |
4 |
|
7. |
|
Розрахункові відомості за 2007 рік |
18 січня - 31 грудня 2007 року |
75 років - В |
12 |
|
|
|
01-13 |
Книга реєстрації наказів з особового складу |
|
Постійно |
|
Продовжується у діловодстві. Документи з цього питання див. також у розділі за 2006 рік, №2 |
|
|
|
Книга обліку руху трудових книжок |
|
50 років |
|
Продовжується у діловодстві. Документи з цього питання див. також у розділі за 2006 рік, №5 |
У цей розділ опису внесено 2 (дві )справи з № 6 по № 7, у тому числі:
літерні номери - немає
пропущені номери - немає
Приватний нотаріус _______________ ___________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Схвалено Погоджено
Протокол ЕК Головного управління Завідувач Одеського державного
юстиції в Одеській області нотаріального архіву
від ___________№________ ____________________________
(підпис, розшифрування підпису)
Дата
Приватний нотаріус Затверджую
Одеського міського
нотаріального округу Приватний нотаріус
Петренко Ірина Іванівна ___________________
«____»________2012
ФОНД №____
ОПИС №______
справ з особового складу
за 2008 рік (продовження)
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
8. |
01-12 |
Накази з особового складу за 2008 рік |
25 січня – 12 лютого 2008 року |
75 років |
2 |
|
9. |
|
Особова справа Чернеги І.Л. |
18 січня 2007 року - 25 січня 2008 року |
75 років |
9 |
|
10. |
|
Розрахункові відомості за 2008 рік |
01 січня - 31 грудня 2008 року |
75 років - В |
11 |
|
|
|
01-13 |
Книга реєстрації наказів з особового складу |
Закінчено 12 лютого 2008 року |
Постійно |
|
Документи з цього питання див. також у розділі за 2006 рік, №2 |
|
|
|
Книга обліку руху трудових книжок |
Закінчено 31 грудня 2008 року |
50 років |
|
Документи з цього питання див. також у розділі за 2006 рік, №5 |
У цей розділ опису внесено 3 (три )справи з № 8 по № 10, у тому числі:
літерні номери - немає
пропущені номери - немає
Приватний нотаріус _______________ ___________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Схвалено Погоджено
Протокол ЕК Головного управління Завідувач Одеського державного
юстиції в Одеській області нотаріального архіву
від ___________№________ ____________________________
(підпис, розшифрування підпису)
Дата
Приватний нотаріус Затверджую
Одеського міського
нотаріального округу Приватний нотаріус
Петренко Ірина Іванівна ___________________
«____»________2012
ФОНД №____
ОПИС №______
справ з особового складу
за 2009 рік (продовження)
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
11. |
|
Особові рахунки за 2009 рік |
01 січня - 31 грудня 2009 року |
75 років |
12 |
|
У цей розділ опису внесено 1 (одну ) справу за № 11.
Приватний нотаріус _______________ ___________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Схвалено Погоджено
Протокол ЕК Головного управління Завідувач Одеського державного
юстиції в Одеській області нотаріального архіву
від ___________№________ ____________________________
(підпис, розшифрування підпису)
Дата
Приватний нотаріус Затверджую
Одеського міського
нотаріального округу Приватний нотаріус
Петренко Ірина Іванівна ___________________
«____»________2012
ФОНД №____
ОПИС №______
справ з особового складу
за 2010 рік (продовження)
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Дата справи (тому, частини) |
Строк зберігання справи (тому, частини) |
Кількість аркушів у справі (томі, частині) |
Примітка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
12. |
01-06 |
Накази з особового складу за 2010 рік |
15 квітня– 28 травня 2010 року |
75 років |
2 |
|
13. |
01-15 |
Особова справа Бойко Г.С. |
12 лютого 2008 року - 15 квітня 2010 року |
75 років |
9 |
|
14. |
01-19 |
Розрахункові відомості за 2010 рік |
01 січня - 31 грудня 2010 року |
75 років |
12 |
|
15. |
01-22 |
Книга обліку наказів з особового складу |
Розпочато 15 квітня 2010 року |
постійно |
100 |
Продовжується у діловодстві |
|
|
|
Книга обліку руху трудових книжок |
Розпочато 15 квітня 2010 року |
50 років |
50 |
Продовжується у діловодстві |
У цей розділ опису внесено 4 (чотири )справи з № 12 по № 15, у тому числі:
літерні номери - немає
пропущені номери - немає
Приватний нотаріус _______________ ___________________
(підпис) (розшифрування підпису)
Дата
Схвалено Погоджено
Протокол ЕК Головного управління Завідувач Одеського державного
юстиції в Одеській області нотаріального архіву
від ___________№________ ____________________________
(підпис, розшифрування підпису)
Дата
|
Типова форма N П-10 Затверджена
|
|
Ідентифікаційний |
|
|
|
||
|
код ЄДРПОУ |
Код за УКУД |
|
|
||
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
|
NN |
Дата прийому або заповнення трудової книжки чи вкладиша до неї |
Прізвище, ім'я та по батькові власника трудової книжки |
Посада, професія працівника, який здав або на якого заповнена трудова книжка чи вкладиш |
Наймену- вання структур- ного підроз- ділу |
Дата і номер документа, на підставі якого прийнято працівника |
||
|
Число |
Місяць |
Рік |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Продовження таблиці
|
Розписка відповідальної особи, яка приймала або заповнювала трудову книжку чи вкладиш |
Серія і номер трудової книжки чи вкладиша до неї |
Сума, отримана при виписці трудової книжки чи вкладиша до неї
|
Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні |
Розписка працівника в отриманні трудової книжки |
|
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
