Міністерство юстиції України   Головне управління юстиції у Полтавській області 36014, м. Полтава, вул. Жовтнева, № 45; тел. (0532) 56-28-60   06.12.2011 № 04-06/11086_

Завідувачам  державних нотаріальних контор   Завідувачу Полтавським обласним державним нотаріальним архівом   Приватним нотаріусам

 

Направляються до відома та врахування в роботі Рекомендації Методично-консультативної ради нотаріату при Головному управлінні юстиції у Полтавській області щодо основних вимог до обліку документів в установах нотаріату.  

 

 

           Додаток: на ___ арк.

 

 

 

Начальник управління юстиції

Т.М.Колотілова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Косик В.О.

70548

 

 

 

 

 

Рекомендації Методично-консультативної ради нотаріату

при Головному управлінні юстиції у Полтавській області

щодо основних вимог до обліку документів в установах нотаріату

 

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої та ефективної роботи. Від того, наскільки вчасно та правильно складаються документи, залежить успіх будь-якої діяльності.

Враховувати правила ведення нотаріального діловодства нотаріус повинен щодня, вчиняючи нотаріальні дії.

Базовим документом нотаріального діловодства є Правила ведення нотаріального діловодства. Чинні Правила ведення нотаріального діловодства в окремих пунктах мають посилання на національні стандарти, а часом містять окремі їх положення.

Правила містять вказівку, що організаційно-розпорядчі документи ведуться з дотриманням:

- ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»

- Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінет Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 (зі змінами);

 

Формування справ (нарядів) – це групування виконаних документів у справи (наряди) відповідно до Номенклатури справ.

Формування справ здійснює особа, відповідальна за ведення нотаріального діловодства.

Відповідно до п. 10.2 Правил справи формуються у такому порядку:

1) у справи вміщуються тільки оригінали документів та (або) у випадках, передбачених чинним законодавством, копії з таких документів, оформлених та засвідчених в установленому порядку, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

2) до справ включаються документи лише одного діловодного року;

3) групувати у справи одночасно документи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання забороняється;

4) не дозволяється підшивати у справи невиконані документи;

5) не допускається включення до справ документів, які не мають відношення до справи, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, а також чернеток та проектів (робочих варіантів) документів;

6) не допускається підшивати разом накази з адміністративно-господарських питань та з особового складу; накази з особового складу групуються відповідно до їх видів та строків зберігання;

7) протоколи засідань виробничих нарад групуються в справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання;

8) листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом;

9) документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту (копії), витяги з наказів (розпоряджень) про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи;

10) нотаріальні документи (за винятком документів, пов’язаних з оформленням спадкових справ) підшиваються у справи в такому порядку: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, який залишається у справах контори, приватного нотаріуса, за ним – документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений;

11) квартальні плани та звіти формуються у справи того року, до якого вони належать за своїм змістом, незалежно від часу їх складання;

12) документи, виготовлені із застосуванням засобів обчислювальної техніки (таблиці, розрахунки, викопіювання тощо), групуються у справи на загальних підставах;

13) справа (наряд) з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки). При більшому обсязі документів справу (наряд) ділять на самостійні томи (частини).

 

Оформленню для архівного зберігання підлягають справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

Оформлення передбачає:

-         нумерацію аркушів у справі;

-         складання внутрішнього опису документів справи;

-         складання засвідчувального напису справи;

-         підшивання або оправлення справи;

-         оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

 

Усі аркуші, окрім аркушів внутрішнього опису та засвідчувального напису повинні бути пронумерованими.

Внутрішній опис складається до всіх справ, передбачених номенклатурою, окрім документів облікового, довідкового характеру та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Документом довідкового або облікового характеру є:

* паспорт архіву; усі документи «справи фонду»; передмова до опису; накази приватного нотаріуса з особового складу; книги, журнали, реєстри.

 

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації за встановленою формою.

Засвідчувальний напис складається на окремому аркуші, розміщується у кінці справи та не нумерується.

У засвідчувальному написі вказуються всі неусувні дефекти (пошкоджені аркуші, залиті чорнилом).

При змінах у складі документів складається новий засвідчувальний аркуш.

Обкладинки справ оформлюються за встановленими формами. Обкладинки справ постійного та тривалого зберігання повинні бути виготовлені з твердого картону. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи забороняється.

 

Номенклатури справ державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса

Правила встановлюють типову номенклатуру справ державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса. Отже у номенклатуру мають переноситися усі справи, передбачені індивідуальною номенклатурою.

Номенклатура щороку, не пізніше грудня, переглядається, уточнюється, передруковується та складається у двох примірниках, після чого затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом строком на оди діловодний рік та запроваджується в дію з 1 січня нового року.

Номенклатура погоджується з відповідним державним нотаріальним архівом та схвалюється ЕК управління юстиції один раз на п’ять років.

Другий примірник номенклатури обов’язково передається до державного нотаріального архіву.

Графи номенклатури заповнюються відповідно до встановлених правил.

Слід звернути увагу нотаріусів, що графа 3 «кількість справ (томів, частин)» заповнюється із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася в діловодному році.

У Графі 5 «Примітка» робляться такі відмітки:

- про заведення справ;

- про передачу їх в архів;

- про перехідні справи

 

У кінці року номенклатура обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість та категорії фактично заведених справ за рік.

Підсумковий запис скріплюється підписом завідувача державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, та їх печаткою.

Примірник номенклатури, закритий підсумковим записом про кількість та категорії фактично заведених справ за рік, подається до державного нотаріального архіву при погодженні описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

 

 

 

 

Паспорт архіву.

 

Найбільш детально порядок складання паспорту архіву визначено Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16.

Паспорт призначено для сумарного обліку  справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що містяться в архів, тому до нього включаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

 

 

 Історична довідка

Типова номенклатура передбачає такий документ як історична довідка.

Порядок складання історичної довідки міститься у Правилах роботи архівних підрозділів органів  державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16.

Відповідно до п. 7.3.4 Історична довідка виконує функцію довідника, у якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутворювача і фонду.

Історична довідка складається під час першого надходження документів фонду до архіву та доповнюється у міру поповнення фонду новими надходженнями.

Історична довідка містить 3 розділи: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.

У першому розділі у хронологічній послідовності наводяться відомості про:

- розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію установи-фондоутворювача;

- крайні дати діяльності установи;

- завдання і функції установи, їх зміни;

- масштаб діяльності установи, мережу підвідомчих органів;

- зміни в найменуванні та підпорядкованості установи;

- структуру установи та її зміни.

У другому розділі відображаються:

- кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;

- час надходження документів фонду до архіву;

- зміни у складі та обсязі фонду, їх причини;

- дата першого передавання документів фонду на постійне зберігання та назва відповідальної державної архівної установи;

- ступінь збереженості документів фонду.

У третьому розділі документів фонду наводяться:

- узагальнена характеристика фонду за видами документів та їх змістом;

 

 

- відомості про довідковий апарат до фонду;

- напрями використання документної інформації фонду.

 

Описи справ

На сьогоднішній день діють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України 22.12.2010 № 3253/5, якими слід керуватися при подачі описів на погодження та схвалення. А саме:

1) на справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремі описи;

2) описи справ складаються за встановленою формою (додатки 40– 42);

3) опис справ (нарядів) складається особою, відповідальною за організацію діловодства контори, чи приватним нотаріусом за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

- описи справ постійного, тривалого (понад 10   років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

- заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

- графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання повинен мати додаткову графу “ Строк зберігання справи (тому, частини) ” ;

- графа опису “ Примітка ” використовується для позначок про передачу справ, знищення справ тощо;

- кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

- у разі внесення до опису справ (нарядів) кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю, а всі інші однорідні справи позначаються словами “ те саме ” , при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю;

- у кінці опису справ робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і словами) кількості справ, що значаться за описом, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі.

У графі опису «Дата справи (тому, частини)» зазначаються крайні дати документів – першого та останнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами (п. 5.2.2 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій). Скорочення при написанні дат не допускаються, слово „рік” та літера „р” не пишуться. Приклад: 5 січня 2009 – 29 грудня 2009. Дати планів, звітів, особових справ звільнених працівників, особових рахунків зазначаються у графі «Заголовок справи», при цьому у графі «Дати справи (тому, частини)» вказується тільки рік. Приклад: Квартальні плани та звіти про їх виконання за 2008 рік.

Кількість аркушів, вміщених у справу, і строк зберігання справи переносяться в опис з обкладинки (титульного аркушу) справи. При цьому кількість аркушів у справі не може бути більшою, ніж 250 арк.

У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому вказані  справи  переходять  до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі  за ___  рік,  N  ___", а графи 1, 4, 5 опису справ постійного зберігання  та графи 1, 4, 6 опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання не заповнюються.

Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного та  тривалого (понад 10 років) зберігання складається підсумковий запис, у якому цифрами і словами вказується фактична кількість справ з N по N, внесених у цей розділ, у тому числі літерні та пропущені номери. Отже пропущені номери при цьому також враховуються.

Опис справ підписується завідувачем державної нотаріальної контори або приватним нотаріусом, при цьому відбиток печатки не проставляється.

Опис складається з річних розділів і є переліком назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст. Справи кожного року складають річний розділ опису. Кожен вид опису справ має валову нумерацію. Опис, кількість заголовків справ у якому досягла за порядковим номером числа 9999, вважається закінченим описом (додаток 43), а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.

Таким чином, нотаріусам слід звернути увагу на те, що номер опису може бути 1 (або 2, якщо кількість справ у описі досягла 9999), і не може мати № 13, 16. Валову нумерацію мають справи, що включаються в опис.

У річний розділ опису справ уносяться також справи, що не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № ____”, а графи 1, 4, 5 опису не заповнюються.

Опис справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, тобто тих справ, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках.

Усі описи справ підлягають обов’язковому узгодженню з державним нотаріальним архівом та схваленню ЕК, створеною при управлінні юстиції, через два роки після закінчення справ у діловодстві. Для погодження до державного нотаріального архіву надаються усі примірники опису.

Після схвалення ЕК управління юстиції описи справ постійного та тривалого (понад 10   років) зберігання, з особового складу затверджуються завідувачем контори, приватним нотаріусом. Тому не допускається подача на схвалення затверджених описів.

Завідувачі державних нотаріальних контор повинні також звернути увагу на складання окремого опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання за 2008 рік, який має бути складено за формою, встановленою у додатку № 35 до Правил ведення нотаріального діловодства (у редакції 2010 року). До цього опису справ включаються картонажі, архівні папки із закінченими спадковими справами. У описі у графі 4 зазначаються крайні дати спадкових справ, які вміщені в картонаж, архівну папку.

 

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 44) (далі – акт) та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за цей самий період.

Описи справ та акт розглядаються ЕК управління юстиції одночасно.

Справи (документи) включаються до акта, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт.

Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 року, з п’ятирічним строком зберігання – не раніше 1 січня 2012 року, з урахуванням приміток, зазначених у Типовій номенклатурі.

Акт складається у трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться до акта під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Кожен акт має нумерацію починаючи з № 1, підлягає погодженню ЕК управління юстиції, ЕПК державного нотаріального архіву. Тому звертаємо увагу нотаріусів на необхідність обов’язкової  подачі актів на погодження ЕК управління юстиції.

Лише після погодження ЕК управління юстиції Акт може бути затверджений завідувачем або приватним нотаріусом.

Після погодження та затвердження, Акт передається організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення для знищення документів (справ). Ці акти вміщуються до справи архівного фонду та зберігаються у конторі, в архіві, у приватного нотаріуса. Якщо обсяг справ (документів), що вилучені для знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що зазначається в акті.

Акти, складені у наступні роки, будуть мати продовжувану нумерацію, тобто № 2,3 і т.д.

Методично-консультативна

рада нотаріату при

Головному управлінні юстиції

        у Полтавській області 

 

Косик В.О.

70548

 

 

Історична довідка

приватного нотаріуса ________________

нотаріального округу Полтавської області

 Кузьменко Валентини Іванівни

 

1. 1.     Історія фондоутворювача

 

Приватний нотаріус Кузьменко Валентина Іванівна здійснює приватну нотаріальну діяльність по ______________________ нотаріальному округу з 25 квітня 2007 року згідно з наказом № ___ від 25 квітня 2007 року про початок діяльності приватного нотаріуса.

Приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса знаходиться за адресою: _________________. За період роботи приватного нотаріуса Кузьменко В.І. адреса її робочого місця не змінювалася.

Приватний нотаріус Кузьменко В.І. вчиняє нотаріальні дії, передбачен ст. 34 Закону України «Про нотаріат».

Діяльність приватного нотаріуса організована на засадах самостійності та особистої відповідальності на випадок заподіяння шкоди фізичним та юридичним особам при вчиненні нотаріальних дій.

З початку роботи приватного нотаріуса Кузьменко В.І. її нотаріальна діяльність не зупинялася.

 

1. 2.      Історія фонду.

 

За період роботи з 25 квітня 2007 року по 29 грудня 2010 року у фонді приватного нотаріуса Кузьменко В.І. 16 (шістнадцять) справ постійного зберігання та 65 (шістдесят п’ять) справ тривалого зберігання, у тому числі заведено 5 спадкових справ та видано 3 спадкові справи. Змін у складі та обсязі фонду не було.

Впорядкування архіву приватного нотаріуса Кузьменко В.І. за 2010 рік здійснено згідно з Правилами ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України 23.12.2010 № 1318/18613.

Нотаріальні документи знаходяться в задовільному стані, документів, які потребують профілактичної обробки (реставрації, відновлення згасаючого тексту), немає.

 

1. Характеристика документів фонду.

 

Нотаріальні документи приватного нотаріуса упорядковано та систематизовано за видами нотаріальних дій, а саме:

-         договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувалися;

-         договори відчуження житлових будинків та документи, на підставі яких вони посвідчувалися;

-         договори відчуження земельних ділянок та документи, на підставі яких вони посвідчувалися.

-         Заповіти (у тому числі і секретні).

Довідковий апарат фонди приватного нотаріуса Кузьменко В.І. за 2010 складається з: опису  справ постійного зберігання, опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опису спадкових справ тривалого (понад 10 років) зберігання номенклатури справ на 2010 рік, історичної довідки до архівного фонду. Описи справ за 2010 рік підготовлено до затвердження.

Напрями використання документної інформації фонду: відповідно до ст. 8 Закону України «Про нотаріат» довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії. У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони майна безвісно відсутнього, має право отримати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка. Довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи надаються нотаріусом протягом 10 робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв’язку із цивільними, господарськими, адміністративними або кримінальними справами,  справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться у провадженні цих органів, з обов’язковим зазначенням номера справи та прикладенням гербової печатки відповідного органу. Довідки про суму нотаріально посвідчених договорів, які необхідні виключно для встановлення додержання законодавства з питань оподаткування, надсилаються нотаріусом протягом 10 робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу органів державної податкової служби. Витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту видається тільки заповідачу, а після смерті заповідача – будь-якій особі, яка пред’явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного із заповідачів). На вимогу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі з метою регулювання організації нотаріальної діяльності нотаріуси видають підписані ними копії документів та витяги з них, а також пояснення у строк, встановлений цими органами.

Відповідно до ст. 8- Закону України «Про нотаріат» вилучення (виїмка) реєстрів нотаріальних дій та документів, що передані нотаріусу на зберігання не допускається такі реєстри нотаріальних дій, документи чи печатка нотаріуса можуть бути надані суду за мотивованою постановою суду тільки для огляду і повинні бути повернуті судом негайно після огляду.

Додаткові відомості:

Нотаріальні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання знаходяться в задовільному стоні. Документів, що потребуються профілактичної обробки (реставрації, відновлення згасаючого тексту) немає.

Приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, обладнане охоронною та протипожежною сигналізацією, є засоби протипожежної безпеки.

 

 

Приватний нотаріус  __________

Нотаріального округу Полтавської області                        В.І. Кузьменко

Дата

 

 

 

 

 

Перша полтавська державна нотаріальна контора

 

Фонд № _____                                                                 ЗАТВЕРДЖЕНО

                   Завідувач державної

                   нотаріальної контори

 

ОПИС №            

                                                                                              ________        _________________                                  

справ постійного зберігання                                                (підпис)                (розшифровка підпису)

за __________ рік                                                                                               

                                                                                                                              Дата                                                                    

                                                                                               Печатка

_______________________________________________________________

(назва розділу)

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6
	01-25	Книга обліку оприбуткування спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України	11 січня 2008 -15 грудня 2009	125
33	02-33	Реєстр для реєстрації нотаріальних дій. Том 1	11 січня 2009 – 26 липня 2009	200
34	02-33	Те саме. Том 2	27 липня 2009 – 31 грудня 2009	200

 

У цей розділ опису внесено   3 (три)  справи з № 33     по №34,                                      

 

у тому числі:

літерні номери відсутні;

пропущені номери  - 1 (один); документи з цього питання див. у розділі за 2008 рік № 30

 

Завідувач державної нотаріальної контори

(приватний нотаріус)                                              __________    ___________________                                  Дата                                                                                                     (підпис)           (розшифровка підпису)

 

 

СХВАЛЕНО	ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК  Головного управління юстиції    _________ № ____	Завідувач державного нотаріального архіву ______ _______________ (підпис) (розшифровка підпису)   Дата

 

 

Перша полтавська

державна нотаріальна контора

Фонд № ____                                                                                                                                                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО

                   Завідувач державної

                   нотаріальної контори

 

ОПИС №  

                                                                                              ________        _________________                                  

справ тривалого (понад  10            років)                                       (підпис)            (розшифровка підпису)

зберігання

за __________ рік                                                                Дата                                                                    

                                                                                              Печатка

_______________________________________________________________

(назва розділу)

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів  (у томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7
111	02-03	Договори відчуження квартир та документи, на підставі яких вони посвідчувались. Том 1	10 січня 2009 – 27 вересня 2009	75 років ЕПК	214
112	02-03	Те саме. Том 2	02 жовтня 2009 – 31 грудня 2009	75 років ЕПК	125
113	02-10	Інші договори (засновницькі договори, установчі акти, договори відчуження рухомого майна, оренди, позики, управління майном тощо)	30 березня 2009 – 25 листопада 2009	75 років ЕПК	105
114	02-34	Алфавітна книга обліку договорів відчуження нерухомого майна	05 січня 2009 – 29 грудня 2009	75 років	152
	02 -35	Алфавітна книга обліку інших договорів	08 лютого 2008 – 25 листопада 2009	75 років	148

 

У цей розділ опису внесено 5 (п’ять) справ з № 111     по №114,                                     

у тому числі:

літерні номери відсутні;

пропущені номери 1 (один); документи з цього питання див. у розділі за 2008 рік № 108

 

Завідувач державною

нотаріальною конторою

                                                  __________   ___________________                                  Дата                                                                         (підпис)             (розшифровка підпису)

 

 

СХВАЛЕНО	ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК  Головного  управління юстиції    _________ № ____	Завідувач державного нотаріального архіву ______ _______________ (підпис) (розшифровка підпису)   Дата

Перша полтавська

державна нотаріальна контора                                          ЗАТВЕРДЖУЮ

(приватний нотаріус)                                                           Завідувач державної нотаріальної

                                                                                                контори (приватний нотаріус)

                                                                                                _________     ________________

                                                                                                   (підпис)          (розшифровка підпису)

                                                                                                Дата      (печатка)

 Фонд № _____  

 

 

ОПИС № _____

спадкових справ                                                                                                      

тривалого (понад10 років) зберігання

за __________ рік                                                                

 

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи                (тому, частини картонажу, архівної папки)	Крайні дати спадкових справ, які вміщені у картонаж, архівну папку	Строк зберігання спадкових справ (картонажу, архівної папки)	Кількість спадкових справ, які  вміщені  у картонаж, архівну папку	Примітка
1	2	3	4	5	6	7
15	02-14	Спадкові справи. Архівна папка 1	06 січня 2009 – 29 січня 2009	75 років ЕПК	8
16	02-14	Те саме. Архівна папка 2	02 лютого 2009 – 27 лютого 2009	75 років ЕПК	6
17	02-14	Те саме. Архівна папка 3	01 березня 2009 – 30 березня 2009	75 років ЕПК	9

 

У цей розділ опису внесено 3 (три)  справи з № 15     по №17,                                      

                                                     (цифрами і словами)                          

у тому числі:

літерні номери - відсутні;

пропущені номери  - відсутні.

 

Завідувач Першою полтавською

 державною нотаріальною конторою                                  __________              ___________________                                  Дата                                                                              (підпис)           (розшифровка  підпису)

 

СХВАЛЕНО		ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК  Головного  управління юстиції від _________ № ____		Завідувач державного нотаріального архіву ______ _______________ (підпис) (розшифровка підпису)   Дата

Приватний нотаріус

______________ нотаріального округу

Кузьменко В.І.                                                                            ЗАТВЕРДЖЕНО

                           Приватний нотаріус

ФОНД № ________                                                            

ОПИС № ________                                                        ________  _________________                                 

справ з особового складу                                                           (підпис)          (розшифровка підпису)

за __________ рік                                                                                        Дата                                                             

                                                                                                    Печатка

_______________________________________________________________

(назва розділу)

 

№ з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберіган- ня справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка
1	2	3	4	5	6	7
1	01-03	Накази з особового складу	05 лютого 2010 – 28 листопада 2010	75 років, ст. 16-б	15
2	01-13	Особові рахунки працівників	2010	75 років-“В”, ст.316-а	10
3	01 - 17	Особова справа Петрової А.В.	05 лютого 2010 – 28 листопада 2010	Постійно	35
4	01-21	Книга реєстрації наказів з особового складу	05 лютого 2010 – 28 листопада 2010	75 років1	155

 

                                                                                                           

     У цей розділ опису внесено 4 (чотири)

       з  № 1 до № 4, у тому числі:

 

        Літерні номери -  відсутні;

 

        пропущені номери - відсутні

 

Приватний нотаріус                                                 __________    ___________________                                  Дата                                                                                                           (підпис)           (розшифровка підпису)

 

ПОГОДЖЕНО                                                                             СХВАЛЕНО

Протокол засідання                                                                      Протокол засідання ЕК

ЕПК державного архіву                                                               Головного управління юстиції

_____________ № _____                                                              _____________ № __________

 

 

 

________________________________________________________________________________

(найменування державного архіву)

 

____________________________________________________________________

                                                      (назва фонду)

 

 

                                                             Фонд № _____________

 

                                                             ОПИС №____________

 

 

     ___________________________________________________________________

(назва опису)

 

 

 

                                  Крайні дати справ__________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                           Формат А4 (210 х 297 мм)

 

 

Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання